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¿Os habéis parado a pensar que solamente con el dinero que cuesta acondicionar y amueblar adecuadamente una sala de reuniones o juntas en la sede de una empresa se podrían cubrir durante varios años las necesidades de esa empresa en centros especializados en alquilar salas de reuniones? Y si además tenemos en cuenta el material audiovisual (pantallas, proyectores, sonido...) y sobre todo el uso verdaderamente productivo que podría hacerse de esa sala durante la mayor parte del año, la respuesta es clara: deberíamos considerar la posibilidad de desplazar nuestras juntas y reuniones importantes a las salas de reuniones alquiladas por las empresas especializadas.
Al principio estas empresas de alquiler de salas de reuniones y juntas sólo operaban en las grandes capitales y solían estar vinculadas a centros de negocios y empresas de alquiler de despachos, pero ahora es fácil encontrarlas dispersas por toda la geografía. Su modelo de negocio es claro: la especialización.
A menudo son muchas las empresas que tienen la necesidad de utilizar una sala de reuniones pero sólo unas pocas veces al año (juntas, reuniones de accionistas, consejos de administración, presentaciones con importantes clientes) y además necesitan proyectar una imagen muy cuidada: azafatas, medios audiovisuales... Hacer esto con medios propios no siempre es una buena idea, bien porque no nos interesa tener una sala de grandes dimensiones inmovilizada en nuestra sede pudiéndola dedicar a producir centrándola realmente en nuestra actividad, otras veces nuestra sede está muy alejada del centro o no tiene aparcamiento y en otras ocasiones sencillamente nuestra empresa por dedicarse a tareas más industriales no siempre puede contar con una cuidada zona de reuniones.
Por supuesto siempre habrá empresas que por su tamaño y características propias y por el elevado número de veces al año que harán uso de ellas sí estarán interesadas en tener y operar su propia sala de reuniones; pero para el resto la opción es clara: contar con los servicios de una empresa especializada en salas de reuniones.
Jornadas de formación, entregas de premios, convenciones, juntas de accionistas, ejercicios de dinámica de grupos y motivación del personal, los motivos para reunirse en una sala son muy variados. Se trata de tener siempre a nuestra disposición el lugar adecuado al mejor precio. Pero hay varios puntos en los que tendrás que fijarte antes de decidirte por un lugar para celebrar vuestro acto:
Elije el sitio adecuado para tu acto: No es lo mismo un curso, donde seguramente necesitarás una sala más configurada como aula, que una Junta General.
Examina todos los centros que puedas: las visitas virtuales a través de sus sitios web pueden ayudarte a ahorrar tiempo y hacer una preselección.
Asegúrate de que el sitio tiene todo lo que necesitas y que el aforo es lo suficientemente flexible como para soportar que venga alguien en el último momento y para no parecer desangelado en el caso de que unos cuantos no asistan.
Pacta de antemano qué servicios serán ofrecidos por el centro: azafatas, traducción simultánea, catering... fija bien todos los detalles y te ahorrarás sorpresas.
Elige una ubicación adecuada: Si mucha gente viene de viaje específicamente para un acto de unas pocas horas quizás sea conveniente un centro ubicado en las inmediaciones del aeropuerto, si por el contrario son los empleados de nuestra empresa podemos buscar algo próximo a nuestra sede. Si la ubicación no es muy conocida y puede dar lugar a confusión entre los asistentes asegúrate de hacerles llegar un plano. Si consideras que es necesario para tu acto, no renuncies al parking aunque suponga pagar un poco más.
Evita costes ocultos y aclara con antelación el horario exacto que tendréis disponible la sala y aclara si es posible contratar sobre la marcha horas adicionales y qué coste tendrán. Los retrasos son comunes y algunos centros los cobran a precio de oro si no están pactados previamente.
Por último haz números, analiza detenidamente el coste global y te ayudará a decidir si te compensa recurrir a un alquiler especializado en salas de reuniones o prefieres disponer de tu propia área.