5 Consejos para reuniones de trabajo efectivas

Se acaban las vacaciones y vuelve el trabajo y las reuniones. Reuniones, reuniones y más reuniones… ¿Cuántas tienes a lo largo de la semana? ¿Y a lo largo del mes? ¿Cuánto tiempo dedicas a lo largo de tu jornada laboral a desarrollar reuniones? ¿Todo ese tiempo que dedicas es realmente productivo? Si pudieras realizar reuniones realmente efectivas, ¿cuánto tiempo estarías ganando para otras cuestiones importantes en tu empresa?

Está claro que las reuniones son un elemento sumamente importante para el desarrollo de muchos negocios, pero también es cierto que muchas de ellas te consumen mucho más tiempo del que precisan y el resultado puede ser más precario del que esperabas. Como siempre, queremos aportarte soluciones al respecto y a lo largo de este post te ofreceremos cinco consejos que te permitirán obtener un mejor rendimiento de tus reuniones de trabajo.

1 - Planificación/Información

Nada peor que convocar una reunión de trabajo sin tener nada claro los temas que se van a tratar en la misma. Tampoco resulta nada efectivo convocar a todo el personal, ya que puede que muchos de ellos, o bien no tengan conocimiento sobre lo que se va a tratar, o bien no les va a afectar las decisiones que se tomen. Para que la reunión sea efectiva, procura tener siempre bien claro con quién vas a desarrollarla.

Por este motivo, en nuestra base de datos de salas de reuniones, contamos con diversas salas con distintas capacidades para que el espacio se adapte a las necesidades que requiera cada reunión específica. Por otro lado, también debes contar con un guión sobre los temas a tratar y será también conveniente que este guión les llegue a las personas convocadas antes de la reunión en sí misma.

Así, todos los convocados tendrán la posibilidad de estar bien preparados para que la reunión sea lo más eficiente posible. Te recomendamos también que desarrolles estas reuniones a primera hora de la mañana o bien justo después del almuerzo y que la duración no sea muy superior a los cuarenta y cinco minutos.

2 - Puntualidad

Debes proponerte que los “cinco minutos de cortesía” debe ser ya cosa del pasado. Procura comenzar puntualmente la reunión, ya que de lo contrario estás premiando constantemente a los que llegan tarde y de esta manera, poco a poco todos se van relajando con la puntualidad. Evita que esto suceda comenzando tu reunión de manera puntual y premia a los que ya se encuentran en la sala.

Recuerda que una reunión de trabajo no debe durar más allá de 45 minutos y es necesario abarcar todos los temas que te has planteado, así que el tiempo es limitado y hay que sacarle el máximo partido.

En las salas de reuniones que te ofrecemos, esto te resultará especialmente sencillo si necesitas utilizar cualquier tecnología para desarrollar tu reunión, ya que todas nuestras salas se encuentran dotadas de los sistemas más novedosos que te permiten desarrollar tu reunión con puntualidad y gran fluidez, para que ningún inconveniente técnico te provoque un retraso.

3 - Facilita el debate

Se trata de una reunión de trabajo, por lo que no deberás de sacar adelante un largo monólogo en el que tu intervención sea la única presente. Lejos de esto, tu función es la de dinamizar la conversación. Debes estar atento a lo que ocurre. Propón un orden del día y los temas a tratar. Permite que todas las personas involucradas aporten sus ideas de forma dinámica y fluida.

Disponer de un espacio que permita establecer distintas distribuciones como los que tenemos a tu disposición en nuestra web, te facilitará mucho la tarea a la hora de plantear el debate, ya que puedes establecer una comunicación más cercana, circular, etc. entre los intervinientes.

4 - Cíñete al guión

Si has establecido un guión para la reunión será para algo. Cíñete al mismo. Recuerda siempre que de lo que se trata es de que el tiempo sea limitado y la reunión efectiva, así que no vale la pena ir aumentando puntos en el orden del día. Si aparecen nuevos temas a tratar, es mejor recogerlos y plantear una nueva reunión para discutirlos.

Esto no quiere decir que seas agresivo o que limites las sugerencias que puedan surgir. Si la conversación se desvía mucho sobre lo propuesto inicialmente, amablemente reconduce la situación y ayuda al grupo a centrarse en los puntos a tratar. Como te hemos dicho, recoge lo demás y establece más adelante un nuevo meeting para discutir sobre lo novedoso.

5 - Acuerdos por escrito

Una vez que se llegue a acuerdos es interesante que queden recogidos por escrito. Te recomendamos que hagas un seguimiento por escrito de la reunión, de los temas tratados, de las propuestas que han surgido y de los acuerdos a los que se ha llegado para que más tarde puedas enviar a los participantes un resumen de lo ocurrido haciendo énfasis en los nuevos compromisos adquiridos, ya sean fechas, objetivos, responsabilidades o cualquier decisión que afecte al equipo de trabajo.

Si tienes claro que este es el procedimiento adecuado para llevar adelante tus reuniones de trabajo te proponemos que a partir de ahora comiences a llevarlo a cabo y confiamos plenamente en que tus reuniones de trabajo serán mucho más efectivas de lo que han sido hasta el momento.