¿Cómo invitar a una reunión de negocios?

Una reunión de negocios se lleva a cabo para tratar asuntos serios y, como tal, se le debe de otorgar la importancia que merece. Buena parte de esa importancia radica en llevar a cabo una buena invitación, ya que es una buena forma de comenzar con buen pie cualquier reunión de negocios que se precie.

Cuando se lleva a cabo una reunión de negocios es fundamental tener presente que dicha reunión conlleva una inversión de tiempo para los asistentes. Esto implica que tengamos que preparar la invitación a conciencia, de forma efectiva, para poder emplear el tiempo de las personas implicadas de la mejor forma posible.

Se directo y natural a la hora de invitar

Lo primero que se debe de tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la invitación es el tono. En este caso, procura contar con un tono natural, directo y desenfadado. Si estás invitando a una persona de confianza a la reunión no será necesario recurrir a formalismos, pero es importante que todos los detalles de la reunión queden claros.

Estos detalles son el motivo de la reunión, el tema a tratar y, por supuesto, la fecha hora y lugar. Una buena forma de empezar la invitación es con un mensaje de bienvenida. En primer lugar, debes agradecer de antemano si el invitado acepta ir a la reunión. De esta forma, no solo se agradece el tiempo empleado en leer la invitación, sino también el tiempo empleado en acudir a la misma.

Si te encuentras invitando a una persona que no conoces de nada, una buena idea es centrarse en los beneficios de la reunión. Estos beneficios deberían de ser motivos más que suficientes para que el desconocido crea que es interesante acudir a la reunión. Tanto si el invitado es una persona de confianza como un desconocido, no debes de olvidar mencionar los temas que se va a tratar en la reunión.

Elabora la lista de temas a tratar en la reunión

Una invitación a una reunión de negocios en la que no figuren los temas que se van a tratar va a tener muy poco éxito en la convocatoria. La razón es bastante simple, es más que probable que nadie quiera acudir a una reunión a ciegas si no sabe el tema que se va a tratar.

A la hora de elaborar la lista de temas debes de ser de lo más minucioso y, además, mostrarte interesante. Recuerda que estos temas son la principal baza y ventaja que tienes para que el invitado acuda a la reunión, por lo que deben de parecer de lo más interesante para los asistentes a la misma.

Debes de ser bastante concreto, es decir, puedes poner a cada tema a tratar la duración que se pretende emplear. Esto servirá a los invitados para conocer la importancia que tiene el tema en cuestión dentro de la reunión y, por lo tanto, poder valorar mucho mejor la invitación.

Además, sabiendo la importancia de cada uno de los temas, los asistentes se podrán preparar mucho mejor su intervención por lo que la reunión de negocios será mucho más fructífera para todas las partes involucradas.

¿Por qué deberías de cuidar tus invitaciones a una reunión de negocios?

Por muy serio y profesional que sea el asunto que se va a tratar en una reunión de negocios, si no somos capaces de llevar a cabo una invitación de la forma correcta es posible que la reunión no se llegue ni a producir.

Este es uno de los motivos principales por el cual la invitación a la reunión es tan importante. Se trata del prolegómeno que servirá para dar a conocer dicha reunión y, por supuesto, las intenciones de la misma.

Si no sabes como transmitir esta información o lo haces de forma equivocada, caerás en el riesgo de que tu empresa pueda parecer menos profesional y, por lo tanto, limitarte las opciones de negocio.

Cuida la redacción de tu invitación de negocios y procura hacer una con la misma calidad que te gustaría recibir a ti. Una invitación cuidada ya es una buena muestra acerca de la importancia que para una empresa tienen sus clientes, socios o empleados entre otros.