Hay mucho donde elegir en lo que se refiere a salas de reuniones. Evidentemente, son muchos los factores que hay que considerar antes de optar por una u otra alternativa.
Algunas de las cosas que hay que considerar primero son el tipo de reunión o el grado de participación que se requerirá por parte de los participantes.
A grandes rasgos, puede decirse que una sala de reuniones es una habitación habilitada para que en ella tengan lugar reuniones puntuales, como, por ejemplo, las de negocios.
Así como hay hoteles con salas de reuniones, estas también pueden encontrarse en otros espacios como un centro de negocios. En el caso de que se trate de eventos como conferencias que requieran mayores dimensiones también puede recurrirse a salas de conciertos o los pabellones deportivos.
El principal motivo para optar por los servicios de las salas de reuniones suele ser la falta de espacio.
Además, está la comodidad de que sea el propio establecimiento el que facilite todo lo necesario (muebles, pantallas, la iluminación precisa o equipos de sonido, entre otras muchas cosas) para que tenga lugar la reunión.
Tal vez parezcan obviedades, pero lo cierto es que teniendo las siguientes cuestiones bien definidas de antemano se terminará ahorrando mucho tiempo:
¿Cómo será entre los participantes?
¿Necesitarán los visitantes tomar nota de alguna clase de explicación?
¿Cuál es el número de personas que acudirán?
¿Habrá también una presentación?
Como hemos dicho anteriormente, antes de proceder al alquiler salas de reuniones son varios los factores a tener en cuenta. Veamos cómo es cada tipo de sala de reunión y las ventajas y desventajas de escogerlas.
En este tipo de sala las mesas están colocadas formando una U. La parte frontal queda descubierta para que se sitúe el ponente.
En otras palabras: la presentación tiene lugar con las mesas dispuestas alrededor del perímetro de la sala para que la presentación sea en medio de las personas que participarán en ella.
Son perfectas para presentaciones que vayan a ser muy visuales y que requieran una abundante interacción entre los participantes.
Los ponentes pueden pasar con facilidad por el espacio en forma de U, siendo así más sencillo hablar con todos los que están participando.
Los asistentes pueden hablar abiertamente desde sus sillas sabiendo que lo que van a decir será escuchado por todos sin problemas.
Será inevitable que algunos de los presentes deban sentarse ligeramente de lado.
Pueden resultar algo incómodas si la reunión va a ser muy concurrida.
Las mesas se distribuyen en filas, con sillas tras ellas y los asistentes mirando hacia el frente. El
ponente estará delante de todos.
El ángulo de visión será exactamente igual para cada uno de los asistentes, ya que todas las sillas están colocadas de la misma manera.
Es una excelente forma de aprovechar al máximo todo el espacio disponible.
Dificulta bastante la interacción entre grupos.
Cabe la posibilidad de que los asistentes sientan una especie de “regresión” a sus tiempos de escuela, sintiéndose cohibidos en lugar de dispuestos a participar.
Se agrega la complicación de calcular que los pasillos entre filas permitan pasar por ellos sin problemas.
Las sillas están dirigidas hacia el lugar en el que tendrá lugar la exposición. El orador generalmente estará sobre un escenario.
Es el estilo indicado si toda la acción va a tener lugar en la parte delantera de la sala.
Así se puede cubrir la máxima capacidad de asientos.
El puesto de los asistentes y de los oradores esta muy bien delimitado.
La comunicación entre el ponente y los asistentes evidentemente no estará equilibrada, ya que será el primero el que tenga gran parte de protagonismo.
Los asistentes estarán prácticamente “encerrados” en sus asientos sin mucha posibilidad de moverse o de estar cómodos.
Las mesas (cuadradas o redondas) se distribuyen de forma estratégica alrededor de la sala
Es muy buena opción cuando se trata de grupos pequeños.
Se fomenta la interacción tanto durante las reuniones como en los descansos.
Da una sensación de comunidad, facilitando así que todos los participantes puedan intercambiar sus ideas sintiéndose cómodos de hacerlo.
No recomendable para reuniones que no vayan a ser interactivas. Es decir, cuando lo que diga el orador sea el punto fuerte de la reunión.
Pueden surgir conversaciones que no tengan que ver con el tema de la reunión.
Es frecuente que los asistentes terminen distrayéndose del tema principal.
Aunque es una solución que puede evitar un gran número de quebraderos de cabeza, el recurrir a una sala de reuniones tiene (como todo) tanto sus beneficios como sus inconvenientes. Vamos a ver cuáles son algunos de los principales:
Es una forma de reforzar la imagen de la empresa. Disponer de un lugar en el que atender a los clientes estableciendo nuevas relaciones comerciales resulta muy atractivo para cualquier negocio, ya que, entre otras cosas, inspira prestigio y confianza, además de resultar mucho más cómodo.
En una de estas salas están disponibles y accesibles todo tipo de materiales y tecnología. Por ejemplo, un buen acceso a Internet, papel, proyectores, equipos informáticos y de sonido o sala de espera, entre otros.
La ubicación de las salas de reuniones hace que resulten mucho más accesibles tanto para empleados como para clientes.
Si el presupuesto de la empresa no es muy grande tal vez sería mejor aprovechar los recursos de los que se disponen a la hora de hacer reuniones, adaptándolos a las necesidades de cada ocasión.
Si la reunión empieza después de la hora acordada o termina después de lo que se había calculado los gastos podrían aumentar.
Evidentemente, hay que buscar un servicio verdaderamente confiable y de prestigio para evitar problemas como salas ocupadas a pesar de haber sido reservadas previamente, con todos los problemas e incluso mala imagen ante posibles clientes que eso podría acarrear a la empresa.
Puede que los trabajadores tarden en adaptarse al nuevo software, ya que estarán acostumbrados al que utilizan habitualmente. No obstante, no es nada que no pueda solucionarse con un poco de tiempo y paciencia.
Lo cierto es que no hay duda de que estamos ante una solución que, además de resultar cómoda y accesible, se adapta a cualquier necesidad, ya que puede elegirse entre infinidad de opciones.
Y es que hay una alternativa para cada tipo de reunión. Simplemente se trata de definir todo lo que se va a necesitar para elegir la sala de reuniones adecuada.
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